Efisiensi saat ini menjadi salah satu isu yang sering dibahas, tak hanya dalam dunia industri, produksi atau energi, namun juga pada kehidupan personal seseorang, khususnya efisiensi waktu. Ketika seseorang mempunyai beberapa kegiatan yang harus dilakukan, maka ia akan berfikir bagaimana caranya kita bisa menyelesaikan pekerjaan ini cepat dan tentu tercapai tujuannya (efektif). Ya, syarat pertama efisiensi adalah efektivitas, banyak teori atau bacaan yang menerangkannya. Kita tentu tidak bisa berkata pekerjaan kita efisien bila tidak efektif. Misal kita makan siang bisa hanya dalam waktu 30 detik, namun hanya habis 3 sendok dan kita masih kelaparan. Bukan begitu, yang benar adalah pekerjaan itu selesai, baru kita mencari waktu tercepatnya. Kita selesai makan satu porsi dengan baik, tanpa tersedak, tanpa jatuh makanannya dsb, baru kita usahakan waktunya tercepat. Itulah efisiensi, ada syarat efektivitas sebelumnya.
Ada beberapa cerita yang saya alami selama berada dalam dunia akademik ITB, terkait efisiensi ini, yang menjadi salah satu dasar pengalaman bagaimana saya menerapkan efisiensi. Pertama saat dalam sehari ada 3 ujian semester yang harus saya ikuti. Ada satu mata kuliah yang cukup sulit, maka saya menggunakan banyak waktu untuk mempelajarinya sebelum ujian, sekitar 4 hari mungkin belajar mata kuliah ini. Sebaliknya di hari itu juga ada satu ujian yang cukup mudah, maka saya putuskan untuk “mengorbankannya” dan belajar dengan sedikit waktu saja, yaitu 1 jam sebelum ujian. Di ITB ada juga lho mata kuliah yang bisa dipelajari dalam 1 jam. Lalu apa yang terjadi? Ternyata mata kuliah yang saya pelajari selama 4 hari itu dapat nilai C, sedangkan mata kuliah yang saya pelajari dalam 1 jam itu dapat A. Apa kesimpulannya? Ternyata waktu 4 hari yang saya alokasikan untuk mata kuliah pertama itu tidak cukup, belajar saya belum efektif, apalagi efisien. Sebaliknya, satu mata kuliah lagi ternyata sangat efektif dan efisien. Terlepas dari faktor lain, saya menemukan satu faktor penting disini, yaitu difficulty assessment, menilai kesulitan dari setiap kegiatan yang kita lakukan. Kita bisa menilai seberapa sulit pekerjaan tersebut, lalu seberapa persiapan kita dan sebanyak apa waktu yang akan kita alokasikan untuk menyelesaikan pekerjaan itu dengan baik (efektif). Saat itu penilaian saya sudah benar, namun dalam pengalokasian waktunya ternyata masih kurang.
Cerita kedua tentang ujian farmakologi. Saya agak lemah dalam hafalan nama obat, farmakologi 1 saya mendapat nilai C, mindset yang dulu saya punya, kalau kita ingin hafal obat, indikasi dan sebagainya, kita harus jadi praktisi, belajar dari pengalaman, bukan belajar berhari-hari untuk menghafal hal yang tidak pernah kita lihat sebelumnya, karena toh akan lupa lagi nanti setelah ujian. Mungkin mindset ini juga yang dulu membuat saya malas menghafal dan mendapat nilai C, kalau tidak salah saya hanya mengalokasikan waktu satu hari untuk belajar farmakologi 1. Di tingkat 3, ada lagi farmakologi 2, saat itu saya sedang aktif di sebuah organisasi. Besok akan ada ujian semester farmakologi 2, dan hari itu sudah jam 5 sore karena tadi juga ada ujian yang lain. Namun organisasi saya merencanakan akan ada aksi/demo besok sehingga saya sebagai orang yang mengkoordinasikan fakultas-fakultas dan program studi harus ikut rapat malam ini. Maka saya rencanakan akan belajar setelah rapat. Rapat dimulai dan ternyata selesai malam, sekitar jam 2. Karena saya sudah mengantuk maka saya ubah rencana, saya akan tidur sebentar lalu belajar. Apa yang terjadi? Saya bangun jam 5-an padahal ujian jam 7. Maka saya hanya punya waktu 2 jam dipotong mandi, sarapan dsb untuk belajar. Singkat cerita saya dapat nilai E dalam kuliah ini. Nah ini satu kesalahan fatal, saya sebenarnya sudah bisa menilai tingkat kesulitan dari kuliah ini, namun saya dengan sengaja tidak mengalokasikan persiapan dan waktu yang cukup sehingga terpaksa harus kuliah bareng adik kelas di tahun berikutnya (ngulang). Ini masih tentang efektivitas dan efisiensi.
Pengalaman terakhir, baru saja beberapa hari yang lalu di sidang apoteker. Sebelum melakukan persiapan, belajar dsb saya tanya-tanya dulu ke angkatan sebelumnya, menilai tingkat kesulitan dari ujian ini, karena di waktu yang berdekatan saya juga harus melakukan beberapa hal di organisasi. Ternyata sidang apoteker itu tidak seserius sidang S1, hanya pada sidang penelusuran pustaka saja yang harus kita antisipasi. Maka saya putuskan saya bisa melakukan berbagai hal dulu sebelum ujian, dan mengalokasikan waktu kosong untuk belajar hanya 2 hari. 2 hari sebelum ujian saya minta file-file yang harus dipelajari ke temen, soft copy maupun hard copy dan tentu saja ada yang tertawa karena memang aneh minta bahan belajar sidang H-2, tapi gpp, saya pakai alasan saja, laptop saya rusak (*memang rusak sih, tapi gak bisa jadi alasan juga untuk minta bahan belajar H-2). Selain itu juga beli buku Undang-undang Farmasi dan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Maka dengan intens saya belajar selama dua hari itu. Dari bangun tidur hinggga tidur lagi. Di hari pertama sidang saya langsung ikut presentasi tools bisnis bareng temen-temen di jalan Sulanjana, di hari kedua pun saya ikut seminar socio entrepreneurship dari bank mandiri. Ya hari-hari sidang itu begitu efektif dan efisien menurut saya. Dan hasilnya? Dengan persiapan selama 2 hari itu saya lulus tanpa peringatan, alhamdulillah.
Jadi apa kesimpulanya agar waktu kita efisien? Ini yang dapat saya ambil
- Asses/nilai tingkat kesulitan setiap pekerjaan yang akan kita lakukan
- Perkirakan seberapa besar persiapan dan waktu persiapannya agar pekerjaan tersebut efektif/ tercapai tujuannya
- Buat time line/ manajemen waktunya
- Lakukan dengan fokus setiap kegiatan yang sudah kita jadwalkan sesuai waktunya
Setiap kegiatan mempunyai karakteristik yang berbeda-beda, maka pelaksanaanya pun berbeda-beda. Waktu kita hanya 24 jam sehari, itupun dipotong kegiatan rutin seperti tidur, mandi, makan dsb. Maka membuat segala hal menjadi efisien adalah salah satu solusi agar waktu kita optimal.
Kalau cukup dengan belajar ujian 2 jam kenapa harus 2 hari??
a creation by a jundullah 